Saudara
bertindak sebagai staf inti dari Sky Line Block yang menjadi tangan kanan
Mr.Ross, maka saudara diminta untuk :
1.
Merencanakan ruang sidang/pertemuan
untuk 4 komite berikut keperluan alat dan fasilitas penunjang.
-
Round Table
-
Kursi dan Meja (Fleksibel Table)
-
Platform (disediakan apabila
diperlukan panggung, yang dapat diatur baik bentukan, dimensi dan tingginya).
-
Meja mimbar atau podium
-
Bulletin Board
-
Audio visual equipment
-
Mini
garden
- Setiap meja peserta dipasangkan nama beserta bendera kebangsaan masing-masing.
- Setiap meja peserta dipasangkan nama beserta bendera kebangsaan masing-masing.
2. Merencanakan penempatan akomodasi dan
perencanaan menu makanan termasuk permintaan-permintaan khusus dari peserta
yang melakukan diet.
- Pada tahap perencanaan, Meeting Planner
harus mengadakan suatu evaluasi terhadap pelayanan makan dan minum.
1. Daya
tampung banquet room
2. Jenis
dan kualitas makanan
3. Kebersihan
dan sanitasi
4. Room
Service
5. Pengaturan
menu selama konvensi
6. Menyediakan shuttle service
6. Menyediakan shuttle service
-
Jenis-jenis acara makan dan minum
1. Morning
Break
2. Afternoon
Break
3. Lunch
Menu
4. Conference
Dinner
3.
Pembuatan rencana kegiatan rekreasi bagi
peserta yang sebagian kecil didampingi istri dan sekertaris.
-
Membuat
ruang bermain untuk anak-anak.
-
Membuat
ruang tunggu seperti terdapat TV, snack, atau ke pusat perbelanjaan seperti mall.
4.
Pembuatan rencana-rencana lain yang
menarik yang kiranya dapat menentukan dipakainya Sky Line Block sebagai
tempat pertemuan oleh Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific, sebagaimana yang
dijanjikan oleh Mr.Raul Punjabi.
-
Membuat
Accomodation
Service, yaitu :
1.
ROOMING LIST
Data
kedatangan, keberangkatan, sharing dan proses pembayaran Personal Account atau
cover by company.
2. SHUTTLE
SERVICE
Fasilitas antar jemput dari airport
3. PLACE
OF STAY
Tempat
menginap untuk peserta
4. MENU PLANNING
5. Adanya poster poster buletin board yang mendukung terlaksananya konferensi diletakan sebelum pintu masuk ruangan rapat
5. Adanya poster poster buletin board yang mendukung terlaksananya konferensi diletakan sebelum pintu masuk ruangan rapat
5.
Keputusan final penggunaan Sky Line Block
sangat tergantung dari ulasan-ulasan saudara yang logis dan konkrit serta
menarik.
-
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
1. Lokasi
Meeting
2. Jarak
dan alokasi waktu
3. Daftar
tempat peserta menginap
4. Ketersediaan
dan jenis kendaraan yang dipergunakan
5. Biaya
yang harus dikeluarkan untuk shuttle service.
6. Serta
rekreasi
7. Aktifitas
lainya yang dapat diusulkan pada komite lokal.
8. Penanganan
Peserta Konvensi
9. Penanganan
Permintaan Khusus
10. Program Khusus